محمد امامی:  برگزاری نشست پرسش و پاسخ  با حضور مدیران ارشد یکی از ساز و کارهای ارتباطات درون سازمانی است که می تواند تعامل میان کارکنان و مدیران را سامان بخشد.
در این نشست ها معمولا کارکنان در مکانی گردهم می آیند و مدیران ارشد سازمان با حضور در میان کارکنان ضمن بیان عملکردها و سیاستگذاری ها و برنامه های سازمان، به پرسش ها و ابهام ها و گلایه ها و انتقادهای کارکنان پاسخ می‌گویند.

اما این نشست چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد تا بتوانید مفید و موثر واقع شود ؟

•  صداقت؛ نخستین شرط

مدیران و کارکنان در این نشست چنانچه صداقت را به عنوان یک اصل ارتباط صحیح مد نظر داشته باشند، زمینه کارآمدی نشست پرسش و پاسخ را فراهم آورده اند.

•  هدفمندی؛ ضامن موفقیت

نشست هایی که هم کارکنان و هم مدیران بدون هدف و صرفا برای گزارش کار در آن حضور می یابند، نتایج روشنی در بر نخواهد داشت. بنابر این هدفمندی؛ یکی از پیش نیازهای جدی برای حاضران در این نشست است که می تواند ضامن موفقیت آن شود.

• شهامت و شجاعت

عنصر شهامت و شجاعت هم در کارکنان برای بیان صریح مشکلات و دیدگاه ها، و هم در مدیران برای بیان شفاف مواضع و در معرض افکار عمومی قرار دادن سیاست‌های کاری و نهراسیدن از به ترازوی نقد کشیدن عملکرد آنان در جمع کارکنان و همچنین شهامت پوزش طلبیدن و عذرخواهی و پذیرش خطا در هنگام بروز آن است.

•  انصاف

رعایت انصاف هم از  سوی کارکنانی که به نقد عملکردها یا بیان خواسته ها و انتظارات خود می پردازند از جملله نکاتی است که می تواند نشست های پرسش و پاسخ را کارآمدتر و موثرتر سازد.

•  آگاهی و آگاهی بخشی

شناخت و آگاهی کارکنان برای بیان مشکلات و نقد عملکردها و نیز شناخت و آگاهی مدیران از نیازها و انتظارات کارکنان ، و همچنین باور داشتن مدیران به این موضوع مهم که آگاهی بخشی به کارکنان می‌تواند عامل پیشگیری کننده از بروز شایعات مخرب و ایجاد ذهنیت های منفی نسبت به افراد و عملکردها شود.

• اراده اصلاح

هم در کارکنان و هم در مدیران باید اراده ای برای اصلاح امور وجود داشته باشد و  در نبود چنین اراده ای ، هر گونه ادعا و تلاش بی ثمر خواهد بود.

• پرسشگری خوب / پاسخگویی خوب

نشست های پرسش و پاسخ، تنها در صورتی می تواند کارآمد و اثربخش باشد که کارکنان بتواند پرسشگر فعال و خوبی باشند و با تسلط کافی پرسش های خوبی را مطرح کنند و از سوی دیگر مدیران به ضرورت پاسخگویی شفاف و متقاعدسازی کارکنان باور داشته باشند.
برای پرسشگری خوب ، افزون بر سایر ویژگی هایی که برشمردیم، لحاظ نمودن اولویت ها و اهم و مهم کردن موضوع پرسش ها توسط کارکنان با توجه به محدودیت زمانی نشست است.
همچنین پاسخگویی شفاف و صادقانه به  پرسش ها و ابهام های کارکنان می‌تواند به کارآمدی و اثربخشی این نشست ها کمک کند.

• توانمندی و جدیت مدیران

رفع کاستی ها و برآورده ساختن نیازهای منطقی و بجای کارکنان و همچنین اصلاح امور بر اساس روش‌های علمی و صحیح ، مستلزم توانمندی و جدیت مدیران در این خصوص است.
مدیران ناتوان و ضعیف حتی با حضور در نشست ها و پاسخگویی به پرسش ها ، نمی‌توانند کارامدی و اثربخشی چنین نشست‌هایی را تضمین کنند.
بخشی از این توانمندی ها ذاتی و بخش دیگر آن اکنتسابی است. برای کارآمدی و اثربخشی نشست های پرسش و پاسخ، به مدیرانی توانمند و آگاه به دانش و بینش و مهارت های مربوط نیاز داریم.

•  بقیه شرایط موفقیت و کارآمدی و اثربخشی نشست های پرسش و پاسخ را شما بگویید......

۱۸ خرداد ۱۳۹۵



طبقه بندی: اجتماعی،  ارتباطات اجتماعی، 
برچسب ها: پرسش و پاسخ، صداقت، هدفمندی، شجاعت، انصاف، آگاهی، اراده،